Ley 675 de 2001 Nivel Nacional - Consulta de la Norma:

Consejo de Administración

El consejo de administración es un órgano de dirección elegido por la asamblea general de propietarios anualmente para los períodos señalados en la ley y en el reglamento de propiedad horizontal, cuyas funciones estarán de acuerdo con lo señalado por el régimen y el reglamento de propiedad horizontal.

La creación del Consejo de administración estará integrado por un número impar de tres o mas miembros, es obligatoria en copropiedades de uso comercial integradas por mas de treinta unidades privadas excluyendo parqueaderos y depósitos, diferente a aquellos con numero igual o inferior a treinta unidades privadas o de uso residencial, excluyendo parqueaderos y depósitos, en cuyo caso será potestativo consagrar tal organismo en el reglamento de propiedad horizontal.

El consejo deliberará y decidirá validamente con la presencia y votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento de propiedad horizontal estipule un quórum superior, con independencia de los coeficientes de propiedad.

Se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes en los días que el mismo señale, y extraordinariamente cuando sea convocado con tal carácter por el Administrador, a iniciativa propia o a solicitud de cualquiera de los miembros del Consejo; las sesiones serán presididas por el Presidente designado por el mismo Consejo y actuará como Secretario el Administrador quien en tal cargo se ocupará de las citaciones al Consejo.

• Actas del Consejo de Administración

De todas las reuniones del Consejo se dejará constancia en Actas que se extenderán en orden cronológico en un libro de Actas. En ellas deberá dejarse constancia de todos los asuntos tratados y acuerdos a que se llegue en las reuniones, además de la indicación de la fecha y hora de la reunión y lista de asistentes. Dichas Actas deberán firmarse por el Presidente y el secretario del Consejo.

• Funciones del Consejo de Administración (analogía)

Las funciones del Consejo de administración son las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en la ley y el reglamento de propiedad horizontal. Tendrá las siguientes funciones, que generalmente se han manejado en los reglamentos de propiedad horizontal y que generalmente podría desarrollar el Consejo, y que se detallan a continuación en forma enunciativa, sin perjuicio de que la Asamblea de Copropietarios le delegue otras:

• 1. Nombrar y remover al Administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos de un (1) año y fijarle su remuneración, particularmente en copropiedades de uso comercial o mixto compuestas por 30 o más unidades privadas. Según lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 675 de 2001, en el cual señala que la elección del administrador será designado por la "asamblea general de propietarios...salvo en aquellos casos en donde exista el consejo de administración, dónde será elegido por dicho órgano".

• 2. Imponer las sanciones por incumplimiento de las obligaciones no pecuniarias previstas en este Reglamento de Propiedad Horizontal a los propietarios, tenedores o terceros.

• 3. Informar anualmente y cuando lo juzgue conveniente, a la Asamblea de Copropietarios todo lo relacionado con las cuentas que presente el Administrador y su concepto acerca del presupuesto de gastos e ingresos que ha de presentar cada año el mismo.

• 4. Convocar a la Asamblea a reuniones extraordinarias en los casos previstos en el Reglamento de propiedad horizontal o cuando lo estime conveniente.

• 5. Autorizar el nombramiento de los empleados cuyos cargos hayan sido creados por la Asamblea general de propietarios y cuya provisión no corresponda a otro órgano.

• 6. Asesorar al Administrador en todas las cuestiones relativas al mejor funcionamiento de la copropiedad, ejercitar ampliamente el control de su gestión y cuando lo juzgue conveniente dar cuenta al respecto a la Asamblea general de propietarios.

• 7. Dar normas sobre la forma y periodicidad de los estados de cuentas o informes que el Administrador deba rendirle. Así mismo, aprobar o improbar los balances mensuales que le presente el Administrador en los primeros diez (10) días de cada mes.

• 8. Preparar para la aprobación de la Asamblea general de propietarios, un reglamento para el uso de los bienes comunes y los proyectos que se consideren convenientes sobre modificaciones en la forma y goce de los mismos.

• 9. Vigilar la administración del inmueble y dictar los reglamentos internos tendientes a que se mantenga el orden, el aseo del inmueble y la armonía entre los copropietarios.

• 10. Exigir al Administrador oportuna información sobre los actos y contratos por él celebrados en el ejercicio de sus funciones. Autorizar al administrador para celebrar contratos cuya cuantía exceda el monto previsto por el reglamento de propiedad horizontal.

• 11. Autorizar previamente al administrador para todos los actos de carácter extraordinario o urgente que ocurran en el curso de cada ejercicio.

• 12. Adoptar las medidas de orden interno necesarias para el adecuado registro, manejo, uso, protección o disposición de los fondos u otros bienes pertenecientes a la Copropiedad.

• 13. Velar para que el Administrador inicie las acciones judiciales pertinentes a la Copropiedad, en razón del régimen de Propiedad Horizontal.

• 14. Rendir anualmente a la Asamblea, un informe de labores.

• 15.  Examinar y aprobar, en primera instancia, las cuentas, el balance o informes que han de pasar a consideración de la asamblea, y proponer las determinaciones que se estimen más acertadas con relación a saldos y utilidades extraordinarias para mejorar la propiedad común.

• 16. Proponer a la Asamblea la realización de programas de mejoras, obras y realizaciones.

• 17. Llevar la iniciativa a la Asamblea general de propietarios acerca del reglamento de los bienes comunes y las modificaciones a la forma y goce de los mismos.

• 18. Ejercer las funciones que le delegue la Asamblea general de propietarios, cumplir y hacer cumplir las prescripciones de ésta y en general tomar las determinaciones necesarias para que la persona jurídica cumpla sus fines.

Administración

El administrador es la persona natural o jurídica que será el representante legal de la copropiedad, elegido por la asamblea general de propietarios, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que prevea el reglamento de propiedad horizontal. Debe velar por el cumplimiento de las normas señaladas en el reglamento de propiedad horizontal, así como adelantar las labores tendientes al correcto funcionamiento, conservación y disposición de los bienes de la copropiedad. La labor de administración podrá ser o no remunerado, si lo es la cuantía y forma será establecida por la asamblea o el órgano en que esta delegue.

Los actos y contratos que celebre como representante legal de la copropiedad, se radican en cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y al reglamento de propiedad horizontal.

La responsabilidad del administrador en el desempeño de su cargo estará regida por las normas del libro 4 del título XXVIII -Del mandato- del Código Civil, en cuanto no pugnen con la naturaleza misma del régimen de propiedad horizontal.

• El contrato de administración

La administración es un acto de mandato que se define en un contrato en donde la persona jurídica confía la gestión de su copropiedad a otra, natural o jurídica, que se hace cargo de ella. La persona que concede el encargo se llama comitente o mandante, y la otra, que lo acepta, apoderado, procurador o mandatario. El contrato de mandato se reputa perfecto por la aceptación del mandatario, la cual puede ser expresa o tácita, en cuyo caso se entiende el silencio, por un término razonable, como aceptación. En las suscripción del contrato de administración actuará como representante de la copropiedad el presidente del consejo de administración, si exista, o el presidente de las asamblea general de propietarios.

Los administradores, según la ley 675 de 2001, responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o el reglamento de propiedad horizontal.

El administrador, como mandatario, deberá ceñirse rigurosamente a los términos señalados en el artículo 51 de la ley 675 de 2001, a lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal y a lo señalado en las leyes vigentes.

En los casos en que el administrador sea una persona jurídica, su representante legal actuará en representación de la copropiedad.

En los casos de inmuebles pequeños que no tengan definido presupuestalmente un reconocimiento económico para quien desempeñe el cargo de administrador, será necesario establecer la administración mediante turno rotativo entre los diferentes propietarios, definiendo la asamblea el procedimiento y los turnos rotativos.

• Requisitos

El régimen de propiedad horizontal señala que para ocupar el cargo de administrador se deberá demostrar idoneidad, en los términos del reglamento que expedirá, para tal efecto, el Gobierno Nacional.

El Gobierno Nacional aún no expedido el reglamento que se señala en el parágrafo 3º del artículo 50 del régimen de propiedad horizontal, con lo cual hasta tanto no se expida queda a criterio de los copropietarios definir los requisitos para ocupar el cargo de administrador, para lo cual será importante considerar aspectos de formación, capacitación, aptitudes y sobre todo interés y motivación en realizar las tareas encomendadas, así como en la atención de las diferentes peticiones presentadas por los propietarios de unidades privadas.

Es necesario que una vez el gobierno expida la mencionada reglamentación, se incluya en el reglamento interno de la copropiedad, para ello bastará con señalarlo en un acta de asamblea general de propietarios, como modificación del reglamento interno, o si se prefiere elevarlo a escritura pública, o incluirlo como reforma del reglamento, lo cual puede resultar mas costoso.

Los requisitos que se deben contemplar deben estar enmarcados en lo establecido en las leyes y en el reglamento de propiedad horizontal de la copropiedad.

• Funciones del administrador

La administración inmediata de una copropiedad esta a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Las principales funciones, señaladas por la ley 675 de 2001, son las siguientes:

• 1. Convocar a las asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.

• 2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa a la copropiedad.

• 3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes de la copropiedad, las actas de asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.

• 4. Preparar y someter a consideración de Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

• 5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad de la copropiedad.

• 6. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de las desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.

• 7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.

• 8. Cobrar y recaudar, directa o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular de la copropiedad, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.

• 9. Elevar a escritura pública y registrar las reformas del reglamento de propiedad horizontal aprobadas por las asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.

• 10. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.

• 11. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general de propietarios o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.

• 12. hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en la ley 675 de 2001, en el reglamento de propiedad horizontal y en los reglamentos internos, que hayan sido impuesta por la asamblea general de propietarios o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.

• 13. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración de la copropiedad cada vez que se produzca cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.

• 14. Las demás funciones previstas en la ley 675 de 2001, en el reglamento de propiedad horizontal, en los reglamentos internos, así como las que defina la asamblea general de propietarios.

En concordancia con lo señalado en el libro 4 título XXVIII del Código Civil, acerca del contrato de mandato será necesario tener en cuenta lo siguiente:

• El administrador en desarrollo del contrato de mandato tiene la facultad de ejecutar aquellos actos que el régimen de propiedad horizontal designa, el reglamento de propiedad horizontal y los reglamentos internos.

• L facultad de transigir no comprende la de comprometer ni viceversa.

• Encargado de tomar dinero prestado, no podrá prestarlo para si sin aprobación del mandante.

• No podrá colocar a interés dineros sin expresa autorización

• En general, podrá aprovecharse de las circunstancias para realizar su encargo con mayor beneficio o menor gravamen que los designados por la asamblea, con tal que bajo otros respectos no se aparte de los términos del contrato. Por el contrario, si negociare con menos beneficio o más gravamen, le será imputable la diferencia.

• Es responsable tanto de lo que ha recibido de terceros, en razón de su cargo, como de lo que ha dejado de recibir por su culpa.

• Documentos de la propiedad Horizontal

En virtud de lo señalado en la Ley 675 de 2001 y en especial en su artículo 51, es necesario señalar los documentos que debe llevar la propiedad horizontal en cabeza del administrador, así:

• Documentos contables: Inventario y balance general, presupuesto anual de ingresos y egresos, libros auxiliares, libro de bancos, comprobantes de egreso, facturas, cuentas de cobro, libro de actas, por las razones que se señalan mas adelante.

• Libro de actas de asamblea general de propietarios

• Registro actualizado de propietarios y residentes de la copropiedad

• Registro de correspondencia

• Libro de actas del consejo de administración, cuando lo hubiere

• Contratos de servicios y suministros de la propiedad horizontal

• Registro de los actos relacionados con la existencia y representación legal de la copropiedad

• Registro de sanciones impuestas por el consejo o asamblea

• Copia de los paz y salvos expedidos

• Actas del Consejo de Administración

De todas las reuniones del Consejo se dejará constancia en Actas que se extenderán en orden cronológico en un libro de Actas. En ellas deberá dejarse constancia de todos los asuntos tratados y acuerdos a que se llegue en las reuniones, además de la indicación de la fecha y hora de la reunión y lista de asistentes. Dichas Actas deberán firmarse por el Presidente y el secretario del Consejo.

 ¿Cómo redactar un acta de reunión?

ÍNDICE           1. INTRODUCCIÓN           2. ¿QUÉ ES UN ACTA DE REUNIÓN? CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES                2.1. El acta en el contexto de una reunión formal           3. ¿CÓMO REDACTAR UN ACTA DE REUNIÓN?                3.1. Estructura                3.2. Criterios generales de redacción                3.3. Terminología y fraseología           4. COMPARACIÓN DE ACTAS           5. BIBLIOGRAFÍA 1. INTRODUCCIÓN Hemos decidido añadir este capítulo en el site porque creemos que el acta de reunión es muy importante en el mundo laboral, sobretodo en el ámbito administrativo. Así, creemos que saber redactar un acta es imprescindible para que se registren los temas que se tratan y los acuerdos que se han llevado a cabo en una reunión. Es importante registrar los temas tratados y los acuerdos formalizados para que todo tenga una validez formal y conste por escrito.  En primer lugar, nos interesa destacar que explicaremos como redactar un acta de reunión en castellano; así, nos centraremos en la terminología y fraseología utilizada en la redacción de este tipo de documentos en esta lengua. Dicho esto, el tema estará estructurado en cuatro partes principales. En primer lugar, hemos decidido aportar la definición de acta para entrar en contexto con el tema que hemos escogido. En segundo lugar, explicaremos cómo se redacta un acta de reunión; de esta manera, hemos decidido separarlo por partes: estructura, criterios generales de redacción y estilo, terminología y fraseología. En el capítulo hemos adjuntado, también, algunos ejemplos de actas reales y, por último, la bibliografía de dónde hemos extraído la principal información del capítulo. Algunas de las situaciones reales en las cuales se debe redactar un acta son: la presentación de un proyecto de investigación; elecciones, como por ejemplo la elección del directos de estudios en un colegio; y convocatorias, entre otras situaciones. Nos ha parecido importante, también, hacer una comparación de la redacción del acta de reunión entre el modelo utilizado en España y diferentes países de habla hispánica, como son Chile, México o Colombia. 2. ¿QUÉ ES UN ACTA DE REUNIÓN? Un acta es un documento mediante el cual se constatan los hechos, las convenciones, las deliberaciones o los acuerdos llevados a cabo en una reunión determinada. La finalidad principal de este tipo de documentos es dejar constancia de estos hechos comentados anteriormente y dar validez a lo que se ha acordado. Se debe tener en cuenta el tipo de organismo que elabora un acta, puesto que hará que ésta se redacte de una manera u otra. La Gran Enciclopèdia Catalana explica esto de la siguiente manera:  Aquí nos centraremos básicamente en las actas de reunión de organismos púbicos y privados. En relación con las actas de reunión de organismos públicos, tienen unas características específicas dependiendo si se trata de reuniones en instituciones, como por ejemplo ayuntamientos y parlamentos, o si se trata de reuniones en colegios o empresas públicas. La principal diferencia está en que a las primeras se incluyen todos los comentarios de los oradores y se suelen reproducir las intervenciones de los asistentes o, al menos, un resumen. En las segundas (colegios o empresas públicas), en cambio, no es necesario reproducir todas las aportaciones de los oradores y los asistentes. En relación con las actas de organismos privados, como empresas privadas y asociaciones, se realiza un acta de todos los acuerdos que se han llevado a cabo. A continuación, veremos algunos ejemplos de actas de reunión reales: Ejemplo 1: acta de reunión de la Comisión Paritaria de seguimiento e interpretación de una empresa (organismo privado). Para verla completa ir a: http://wwwactasseccion.blogspot.com.es/2011/11/acta-de-reunion-extraordinaria.html

4. COMPARACIÓN DE ACTAS

En este apartado hemos considerado interesante buscar algunos de los países de América Latina donde se redactan actas de manera frecuente y hacer una comparación entre el acta en España y las actas de Colombia, México y Chile.

La primera diferencia que hemos encontrado entre los diferentes modelos de acta ha sido que, a diferencia de España y Chile, en Colombia y México se redactan las actas en pasado, en cambio en España y Chile se redactan en presente. Hemos podido comprobar que otros países como Venezuela también las redactan en pasado.