A pesar de que el individuo labora en el contexto de un sistema social, que se compone de una organización ubicada dentro de una sociedad y una cultura específica, la incompetencia suele considerarse como un concepto que se refiere exclusivamente al individuo.

Esta manera de conceptuarla no toma en cuenta el poder determinante de las características del sistema social más amplio. La estructura de la organización, el tipo de liderazgo y supervisión practicados y la forma de promulgar las tareas y responsabilidades de los trabajadores son factores también influyentes. En efecto, son elementos tan poderosos que pueden eliminar la incompetencia individual dentro del sistema, o bien, pueden volver incompetentes aun a sus integrantes más capaces.

Es útil concebir la incompetencia como una manifestación de faltas generales presentes en el sistema, o como una reacción individual a faltas de claridad y compromiso de parte de los diseñadores y gerentes del sistema. Así, la incompetencia del individuo es sólo un síntoma del mal del sistema entero. Cuidando el bienestar organizacional del sistema entero, los dirigentes así minimizan la incompetencia dada en un nivel individual. Echando la culpa de la incompetencia al individuo, es natural que los dirigentes del sistema resuelvan su insatisfacción por reemplazar al empleado designado como incompetente.

Ordinariamente, esta táctica no es una verdadera solución, porque se observa que una vez eliminada la persona dizque incompetente, otro u otros empleados, que antes trabajaban bien, empiezan a demostrarse ineptos.

La incompetencia individual es raras veces intencional. De la misma manera en que los buenos hábitos laborales se difunden en una empresa, la incompetencia se contagia. Es contagiosa porque si el sistema la propicia en un empleado, la propicia igualmente en todos. Además, una fuerte presión hacia la conformidad interna es una parte integral de la vida organizacional.

La tendencia será hacia la incompetencia si los directivos son incompetentes, o hacia la competencia si la cultura organizacional la fomenta. Los miembros de una organización expresan su solidaridad sentimental para con sus colegas por una tendencia de cumplir con el trabajo de una forma parecida y con la misma ética que sus colegas. Tienden a ver como importantes los mismos valores y a tolerar las mismas deficiencias e ineficiencias que los demás, aun cuando éstas son pruebas irrefutables de la incompetencia.

Los líderes del sistema tienen que mantenerse enterados de estas corrientes colectivas para poder guiarlas y ajustarlas a las necesidades de la tarea principal. Uno de los deberes de los dirigentes del sistema es de canalizar esta presión hacia el conformismo en lo que es competente y productivo, volteándola de lo que es inapropiado y obstaculizador.

El grado al cual todos los miembros del sistema, desde los más altos funcionarios hasta los más subordinados, se involucran en este proceso de canalización de las tendencias conformistas en lo que conviene al sistema, provee un buen índice de la probabilidad de la existencia de la incompetencia dentro de la organización. Son los altos dirigentes y gerentes que tienen el papel central en la determinación de cuáles son los comportamientos y valores que se convertirán en la cultura organizacional.

Si la incompetencia no es individual, tampoco es un concepto objetivo.

Se aprecia la incompetencia parcialmente según los requisitos del trabajo, parcialmente según las exigencias de los dirigentes de la organización, parcialmente por las necesidades de los clientes, en parte por la política nacional y en parte por la cultura y tradición dentro de las cuales la empresa desempeña sus actividades. Las expectativas, las costumbres y los hábitos admitidos por todos estos elementos contribuyen a la definición de la incompetencia que será reconocida en un determinado contexto laboral.

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