Como escribir una carta comercial
Escrito por Diego el Domingo 30 de octubre del 2011
Todo el mundo en el campo de los negocios tiene que escribir cartas comerciales en un momento u otro. Pero sólo unas pocas de estas cartas logran los resultados esperados. La mayoría de las cartas de negocios se tiran a la basura ya que pocas personas conocen como escribir una buena carta comercial.
El arte de escribir cartas de negocios no es una ciencia exacta y no requiere el dominio de una cantidad extraordinaria de conocimiento. Cualquier persona en el campo de los negocios puede aprender en tan sólo unos días.
Papel con membrete
Esto debería llevar la dirección de la empresa y el nombre de la persona que escribe la carta. En ausencia de tal membrete de la empresa, papel A4 blanco será suficiente.
En ese caso, la dirección postal completa de la empresa y el nombre de la persona que escribe la carta debe ser claramente mencionado. La ausencia de esta información va a crear desconfianza en el destinatario.
Este tipo de imagen negativa se debe evitar a toda costa con el fin de mantener la dignidad de la empresa.
Fecha
Incluye la fecha para que la carta se mantenga en futuras referencias. Esta fecha le dará al destinatario una idea clara acerca de la urgencia, o en otro caso, la importancia de lo que lleva escrito la carta.
Nombre y dirección de los destinatarios
Agrega la dirección de la persona que recibirá tu carta. Su designación debe ser mencionada para que la carta tenga un toque de profesionalidad.
Si la carta está dirigida a un individuo más que a la persona designada, en el futuro, la carta puede perder validez.
Número de referencia
Incluye un número de referencia, si es necesario (si la carta es en respuesta a una carta anterior, la fecha de la carta anterior puede ser entendida como el número de referencia).
En ausencia del número de referencia y en el caso de la redacción de una nueva carta, deberías mencionar en el primer párrafo de la misma el tema de la carta.
No es necesario presentar todos los temas en profundidad en el primer párrafo en sí, sólo has una breve introducción.
Saludo
Usa un saludo adecuado, dirigiéndote al destinatario por su nombre preferido.
Usa el título de la persona (Dr, Sr, Sra, etc.) ya sea con un nombre o un apellido, pero no ambos. Usar el apellido es más formal y debes utilizarlo a menos que tengas confianza con el receptor.
Cuerpo
Introduce el tema en cuestión en el primer párrafo.
En el párrafo siguiente, escribe el tema con claridad en un lenguaje sencillo y con un estilo inequívoco. Como una carta comercial es sólo una herramienta para hacer algunos negocios, el receptor espera que seas breve. El tiempo es dinero.
Se breve y directo en tu comunicación.
Usa el párrafo final para cerrar la carta. Nunca dudes en ser contundente en tu comunicación. Cualquier enfoque letárgico no será tolerado por el destinatario. Sólo las personas fuertes y firmes son respetadas por los hombres de negocios destacados.
Cierre
Usa la forma correcta de despedida. “Atentamente” y “cordialmente” son las formas ampliamente utilizadas. Usa cualquiera de ellas.
La firma
Agrega tu firma en el lugar adecuado. La carta sin firma del autor será tratada por el destinatario como una carta sin peso.
Nombre de los autores e información de contacto
Escribe el nombre de los autores de la carta y cualquier otra información de contacto pertinente.
Antes de enviarla
Usa un sobre limpio y adecuado, preferiblemente con el nombre de tu negocio en él. Escribe las direcciones de los destinatarios y la tuya en el lugar apropiado.
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